Goda rutiner – Nyckeln till en lyckad UCC implementering

UCC är främst inriktat på två saker: Tillstånd och digitalisering. För att kunna hantera alla dessa förändringar måste du ta kontroll över dina rutiner. Om du inte gör det kan jobbet både bli dyrare och orsaka onödiga störningar i din dagliga verksamhet. Men vilka är de viktigaste områdena du bör fokusera på? Vilka frågor bör du ställa?

 

Rutiner, och varför du behöver dem.

En rutin är det brukliga sättet att göra saker i en viss ordning. Inom tullområdet handlar det om hur du väljer varukoder, beräknar tullvärden, bestämmer ursprung, gör en exportdeklaration, hanterar ett tullager, hanterar aktiv förädling, betalar tullräkningen eller genomför kvalitetskontroller av deklarationer som lämnats in tidigare.

Rutiner är ett användbart verktyg för att avgöra hur du ska göra något som upprepas regelbundet. De kan vara enkla eller mer komplicerade. De kan vara verbalt formulerade eller skriftligt dokumenterade, ibland med diagram och skärmbilder. Deras syfte är att säkerställa effektivitet och efterlevnad och samtidigt minska personalberoenden.

Bra rutiner

Bra tullrutiner ska skrivas för de av företagets anställda som kan vara inblandade i det arbete som berörs av dem, och inte för tulltjänstemän eller andra externa parter. De ska tydligt ange syftet med den aktivitet som ska utföras, i vilka situationer de ska användas, vem som ska utföra arbetet och hur det ska utföras rent konkret. Detta kan innebära att man hänvisar till detaljerade arbetsinstruktioner.

De bör också innehålla anvisningar om hur man bör gå tillväga i en situation som avviker från den vanliga, eller hänvisa till annan bakgrundsinformation som kan vara till hjälp för nya användare eller i en situation där den aktivitet som omfattas av rutinen inte sker så ofta.

Slutligen bör man se över bra rutiner regelbundet och uppdatera dem för att säkerställa att de överensstämmer med företagets faktiska affärsmetoder. De ska också kännas till av alla som kan behöva använda dem.

UCC och rutiner

Den nya EU-omfattande tullagstiftningen tullkodex för unionen (UCC), som kommer att gälla från den 1 maj 2016, kommer att påverka alla EU-baserade företag som handlar med kunder och/eller leverantörer utanför EU. Under sin genomförandeperiod från 1 maj 2016 till 31 december 2020 kommer UCC att påverka nästan alla tulltillstånd och tulldeklarationer vad gäller datamängder och/eller programvara. Detta kommer i sin tur att kräva att företagen ser över de förfaranden och rutiner som är kopplade till dessa frågor.

 

Att tänka på när man ser över vilken inverkan UCC har på tullrutinerna

  • Återspeglar dina rutiner företagets faktiska nuvarande affärsmetoder?
  • Är dina rutiner kända av dem som kan behöva använda dem, även vikarier och ställföreträdare?
  • Ger UCC nya möjligheter för dig att hantera dina tullrelaterade aktiviteter?
  • Hur kommer de nya tulltillstånden att påverka ditt dagliga arbete?
  • Hur kommer de nya tulldeklarationernas datainformation att påverka ditt dagliga arbete vad gäller att lämna den informationen?
  • Hur kommer ny tullprogramvara att påverka ditt dagliga arbete?
  • Har du tillräckligt med kunskap för att anpassa eller uppdatera dina tullrutiner så att de överensstämmer med de krav som UCC ställer?
  • Skulle en AEO-status underlätta övergången till den nya UCC-lagstiftningen?

 

KGH kan hjälpa dig att hitta vägen framåt

Om du saknar egen kompetens eller resurser för att utvärdera ditt företags behov kan KGH hjälpa dig genom processen.

 

Catharina Olofsson, Consulting Director
catharina.olofsson@kghcustoms.com

Publicerad av KGH Customs, 3 år sedan

Nyhetsbrev

Kommentarer

Fler berättelser

Det ligger mer bakom tullhanteringen och dess kostnader än vad man kan se med blotta ögat. Det handlar inte bara om själva tullavgiften utan dessutom om tullrutinernas alla verksamhetsavgifter.
Vad kommer genomförandet av den nya unionstullkodexen (UCC) att innebära? Och när kommer det att ske?
UCC Navigator – Vårt onlineverktyg som hjälper dig att enkelt navigera genom EU:s tullagstiftning